Eventos 100% online: como organizar e transmitir? - Cross Host
Eventos 100% online

Eventos 100% online: como organizar e transmitir?

Você já parou para imaginar como seria o mundo dos negócios sem os eventos? Sem lançamentos anunciados, sem os grandes eventos anuais em torno de novos produtos e serviços? Pois é, fica difícil né? Isso porque os eventos são um símbolo de conexão entre pessoas, marcas e grandes projetos, e os eventos 100% online não são diferentes.

Eventos em geral permitem atribuir valor, disseminar novas ideias, lançar ao mundo novas tecnologias e claro, fazer o famoso networking. Mas será que você sabe como organizar e transmitir eventos 100% online?

Os eventos 100% online ganharam força nos últimos anos, impulsionados pela pandemia e as restrições sociais. Esse formato ficou em evidência e trouxe à luz a força e o alcance dos eventos digitais, e hoje, são prioridade, marcando presença fixa na agenda das empresas e dos grandes empreendedores.

 

Mas afinal, o que é um evento 100% online?

Os eventos 100% online acontecem apenas no ambiente digital, sem integração de pessoas em ambientes físicos. Eles podem ser transmitidos online nas redes sociais ou em plataformas específicas e são capazes de romper barreiras físicas e geográficas, reunindo participantes e palestrantes de qualquer lugar do mundo em salas ao vivo.

Por que investir em eventos online?

Os eventos completamente digitais possuem características e benefícios únicos comparados aos eventos presenciais. Não que um formato seja melhor que o outro, mas ambos possuem suas particularidades. No caso dos eventos online, existem alguns benefícios que podem ser extremamente decisivos na hora de definir a modalidade do seu evento:

  • Redução de custos;
  • Maior alcance do evento;
  • Estratégia de dados;
  • Praticidade e flexibilidade;
  • Credibilidade da marca;

Confira todas as vantagens em produzir um evento online

Como organizar um evento online?

Agora que você já sabe exatamente o que é e como funciona um evento 100% online, chegou a hora de partir para a organização. É muito importante lembrar que organizar um evento digital é diferente de produzir um evento presencial.

Mesmo assim, algumas etapas são semelhantes e podem ajudar facilitar o seu planejamento:  (definição do tema, data, horário, quem serão os palestrantes e influencers) etc…

Portanto, abra sua planilha, comece o Checklist e mão na massa para o planejamento:

  • Defina o tema do seu evento online;
  • Estude a melhor data e horário para o seu evento de acordo com sua persona;
  • Estabeleça o tempo de duração do seu evento;
  • Defina a modalidade do evento: pago x gratuito;
  • Liste todos os palestrante e influencers que serão convidados;
  • Contrate uma empresa de transmissão ao vivo para conduzir o seu evento online;
  • Escolha a melhor plataforma de transmissão (redes sociais, plataforma privada ou transmissão simultânea);
  • Pense em como será a divulgação do seu evento;
  • Foque na elaboração de um bom conteúdo para a sua audiência;
  • Selecione bons mediadores para o seu evento 100 % online; 
  • Faça um roteiro do seu evento.

Agora que você já preparado para organizar um evento online, chegou a hora de aprender como transmitir o seu evento de forma eficiente. Vamos lá?

Eventos online: como transmitir?

Realizar uma transmissão de qualidade é uma etapa importante para o sucesso de qualquer evento.  Afinal, o processo de transmissão será fundamental para atribuir credibilidade e potencializar o seu conteúdo.

A transmissão online passou a ser a realidade de muitos eventos, e hoje,  é uma alternativa excelente para eventos de média e curta duração, que desejam reduzir custos, aumentar a reputação da marca, engajar, interagir e se aproximar do seu público.

Mas será que é simples transmitir um evento 100% online?

Bom, simples não é! mas também não é algo “de outro mundo”. É necessário determinado conhecimento técnico, atenção, organização e muita “mão na massa”. Confira nossas dicas abaixo para não errar na sua transmissão ao vivo:

Antes de começar a pensar na execução da transmissão em si, faça algumas definições importantes:

  • Quais equipamentos vou precisar para transmitir um evento 100% online?
  • Preciso de uma equipe técnica conduzindo a transmissão?
  • Em qual plataforma ou ferramenta farei a transmissão do meu evento online?
  • Qual tipo de transmissão vou utilizar? (ao vivo ou gravada)
  • Qual é o modelo de transmissão que pretendo atribuir ao meu evento? (Webinar, videoconferência, live simultânea etc)

Com todas essas questões pré-estabelecidas, agora sim é hora de planejar a transmissão ao vivo do seu evento digital.

 

Checklist para uma transmissão ao vivo de sucesso:

  1.  Espaço, infraestrutura e ambiente do seu evento 100% online: ao transmitir um evento online, é muito importante se atentar ao espaço que você irá se apresentar e aparecer ao vivo para a sua audiência. Escolha um lugar tranquilo, com boa iluminação, sem ruídos e sem interferências externas. Foque em ambientes claros, evite locais muito escuros e opte por uma iluminação bem distribuída.
  2. Fundo da imagem: Se você não criou uma arte específica para ser o fundo do seu evento online, é importante se atentar ao que vai aparecer ao vivo. Escolha um ambiente organizado, bonito,  profissional e prepare-o para o evento.
  3.  Enquadramento correto: O enquadramento perfeito é aquele em que a câmera do seu notebook ou smartphone fica na angulação ideal na altura dos seus olhos.  Faça alguns testes e utilize livros ou objetos de apoio para achar a altura ideal.
  4.  Conexão de internet: Conexões via Wi-fi podem sofrer oscilações de sinal. Aposte na conexão via cabo ou grave em um local próximo ao modem de Wi-fi para garantir um sinal de maior qualidade. Uma outra dica importante é pedir a todos na sua casa para evitarem o uso da internet durante a transmissão do seu evento. Isso pode prejudicar a qualidade da sua internet e até mesmo interromper o evento.
  5. Faça testes técnicos antes de entrar ao vivo: que tal testar seus equipamentos antes de entrar ao vivo? veja se o seu notebook está realmente carregado, teste o enquadramento, a conexão, os links. Não deixe nada para depois!

Além de realizar todas as boas práticas para transmissões ao vivo, é importante se atentar a detalhes técnicos do seu evento 100% online:

 

  • Tenha uma equipe técnica profissional fazendo a gestão completa do seu evento online (operando cortes, integrando palestrantes  e resolvendo possíveis problemas técnicos com os participantes.
  • Crie uma identidade visual para o seu evento online e integre-a a sua plataforma de transmissão (isso ajuda na credibilidade e identificação do seu evento, além de criar uma linha de proximidade e conexão com sua marca)
  • Produza materiais gráficos como apoio visual ao seu evento digital ( trilhas, GC’s, telas de aguarde… esse é aquele plus que faz toda a diferença em um evento profissional)

Algumas empresas são especialistas em transmissão ao vivo e gerenciamento de eventos 100% online. Pesquise! Às vezes é muito mais interessante e produtivo focar apenas no conteúdo e deixar toda essa parte técnica nas mãos de quem entende.

E ai, já está mais preparado(a) para realizar a transmissão de um evento 100% online?  Você ainda pode conferir um passo a passo completo de como planejar um evento do início ao fim.

Confira nossos case de uma transmissão ao vivo realizada em um evento 100% online com todos os atributos e requisitos que listamos acima